Начинать готовить новогоднее мероприятие нужно за 3 месяца, а то и раньше. Это правило. НО! Все мы люди, у всех компаний бывают разные обстоятельства, и ситуаций, когда о новогоднем празднике вспоминают за 3 недели до его проведения, не так уж мало. А потому мы решили узнать у наших экспертов – организаторов мероприятий со стажем - возможно ли вот сейчас, фактически за 3 недели до праздника, организовать событие на должном уровне. Возможно, ответили они, но... есть нюансы.

«Для профессионалов нет ничего невозможного, - говорит Татьяна Царева, глава Мастерской праздника. - Только в условиях временного дефицита необходима предельно быстрая реакция от клиента и согласование предоставленных от агентства вариантов. Нужна концентрация и взаимное доверие – тогда все получится». «Конечно, подготовка хорошего праздника – это дело кропотливое, - комментирует Павел Уткин, глава арт-студии «Колибри», - и она требует достаточного количества времени. Но, как показывает практика, хорошее и интересное мероприятие может быть продумано и подготовлено даже за несколько дней. Все дело в концепции и креативе».

БЕССРОЧНЫЙ КРЕАТИВ

Кстати, о креативе. Его качество, как отмечают эксперты, не связано напрямую со сроками. «Муза может посетить в любое время, – говорит Татьяна Царева. – Может, это звучит странно, но иногда именно временной цейтнот рождает гениальные по своей краткости и лаконичности идеи. Если такого не произошло, всегда можно адаптировать существующие в агентстве креативные разработки под нужды конкретного клиента. Если упор делать на интерактивную часть с участием самих гостей, то тогда мероприятие может выручить качественный реквизит, а артисты (которые могут оказаться все сплошь занятыми) не понадобятся вообще.

КУДА ПОДАТЬСЯ?

На вопрос о том, стоит ли в ситуации цейтнота «выкарабкиваться» своими силами, или лучше обратиться к профессионалам (даже понимая, что все они, скорее всего, заняты), экперты отвечают по-разному. Так, Татьяна Царева считает, что лучше потратить время на поиск профессионала, который в кратчайший срок сориентирует в ситуации. Конечно, нет ничего невозможного для человека с интеллектом. Но опыт в этом случае на вес золота. «Времени на собственные эксперименты в данном случае нет, - объясняет Татьяна. - Профессионал даже в самый тяжелый период, если не возьмется сам, может что-то посоветовать или перераспределить заказ к менее загруженному партнеру. В любом случае без помощи не оставят». Кроме того, в практике бывали даже случаи, когда компании искали партнера по проведению новогоднего праздника, т.е. готовы были отпраздновать Новый Год с другой компанией. Если второй клиент в данной ситуации не против, – то вот Вам и готовый, экономичный вариант.

Возможно, конечно, провести праздник и своими силами. «Хороший вечер, - отмечает Павел Уткин..., - может быть построен таким образом, что участие в нем будут принимать исключительно сотрудники фирмы. Отличная система в данном случае - «капустник» + конкурсная программа, основанная на раскрепощении и творческом подходе участников». Однако тут важно учитывать большой подводный камень: человек, занимающийся организацией качественного праздника, должен очень ответственно подойти к возложенным на него обязанностям, а возможно, даже пожертвовать своими правами на участие в данном мероприятие в качестве отдыхающего. Скорее всего, придется выложиться. И второй момент: на время подготовки мероприятия этому сотруднику придется, скорее всего, забросить и свои прямые обязанности. Так что в этом случае профессионалы советуют руководителям с пониманием отнестись к данной проблеме и освободить, на некоторое время, своего сотрудника от текущей работы. «И направить ВСЕ его силы на создание Вашего корпоративного события, - подчеркивает Павел.

МЕСТО ПОД СОЛНЦЕМ

Главной проблемой мероприятия в цейтноте, станет, конечно, место. Хорошие клубы, рестораны и пансионаты забиваются с лета. НО! Оказывается и здесь всегда можно найти выход. В данном случае, нужно исходить из финансовых возможностей. Если бюджет солидный, то, конечно, будет проще. Оказывается, «некоторые заведения «играют» и придерживают свои помещения до последнего, чтобы найти «своего» клиента с хорошим ценовым предложением», - объясняет Татьяна Царева. Однако и для компаний с ограниченным бюджетом найдутся варианты. «Например, можно предложить организацию выездного мероприятия – здесь, по крайней мере, можно уйти от аренды и поиска площадки и заменить ее работой снегоуборочной техники, что дешевле», - рассказывает из своего опыта Татьяна. Место может быть самым нетрадиционным (если клиент готов к этому) - каток, бассейн, планетарий и т.д. Выездной кейтеринг в данном случае будет дешевле обычных ресторанных расценок, а цена аренды таких мест, как правило, довольно гибкая и поддается корректировке. Также возможно, что у самого агентства есть партнер или выкупленная площадка – в общем, варианты можно найти всегда.

Нестандартную площадку для проведения мероприятия «в цейтноте» советует и директор арт-студии «Колибри». «Фактически, это может быть абсолютно любое место, - говорит Павел Уткин - Один раз (правда, это было, изначально запланированное, экстремальное мероприятие), наша фирма для своего постоянного клиента организовала празднование Нового Года в воздухе. 20 человек личного состава компании выехали на Богородский аэродром, прошли курс обучения и прыгнули с парашютом с 1500 метров. Внизу, уже на земле, наша команда встретила их накрытыми столами. Шампанское, мандарины, оливье, шашлык, другие элементы новогоднего праздничного стола. Костюмированные аниматоры в образах, так или иначе, связанных с авиацией, Цыгане и Ростовые куклы. Гуляние и развлекательная программа продолжались несколько часов под настоящей живой елкой, красочно оформленной нашими дизайнерами, а затем весь коллектив отправился к одному из сотрудников на близлежащую дачу. Настоящая русская баня добавила колорита и изысканности данному празднику».

Ну и самая очевидная площадка под мероприятие – для тех, кто не успел забронировать нужный ресторан или клуб – офис! Это, кстати, совсем нескучное и уж точно нетривиальное место для празднования. Многое здесь будет зависеть от оформления и уровня проведения. «Отличной идеей будет попробовать представить, а, следовательно, и оформить офисное помещение, как можно оригинальнее. Это даже благотворно повлияет на отношение сотрудников к уже привычному и ассоциирующемуся лишь с работой помещению», - считает Павел Уткин. Этого же подхода придерживаются и в Мастерской праздника. «Главное - подумать над оформлением и светом, - отмечает Татьяна Царева. - Даже знакомое помещение можно превратить в нечто новое при помощи драпировок и дизайна. Нужно также обратить внимание на встречу гостей – может быть, встречать всех будет рождественский ангел или другой персонаж – в зависимости от выбранной концепции. Главное - провести черту от повседневности к волшебству и празднику, чтобы все заботы оставить на офисной территории, а место проведения праздника сделать своеобразной зоной релакс для сотрудников (хорошая музыка, свет, встреча, подарки на входе этому всегда способствуют)».

ПОД КЛЮЧ

Если времени остается совсем в обрез, можно воспользоваться так называемыми «экспресс-программами» профессиональных агентств. В портфеле любого уважающего себя агентства есть спец-программы с готовым сценарием и реквизитом. Существует одно но – потеря в этом случае эксклюзивности. Но если время поджимает сильно – наверное, это уже не имеет большого значения. «Кроме того, - поясняет Татьяна Царева, - существует неписанный закон: если собрать одинаковое количество людей на одинаковой площадке с одинаковым ведущим, шоу-номерами и сценарием – все равно получатся два совершенно разных мероприятия».

Некоторые агентства даже учитывают «вторую» волну (волну поздно спохватившихся) в своем графике. «Наша фирма столкнулась с этим в первый год своей работы, - рассказывает Павел Уткин - и поэтому мы решили разработать ряд услуг, оказываемых как раз Клиентам «второй волны»; также, в принципе, поступил и еще ряд профессиональных агентств. Во всем спектре услуг заказчик сможет подобрать самый подходящий вариант именно для своей компании». К услугам клиентов «второй волны» - детально разработанный сценарий, стилизованные концептуальные программы с уже подобранными под них номерами, артистами, play-листами и другими деталями, из которых и складывается единое праздничное действие.

ПОЧЕМ УДОВОЛЬСТВИЕ?

Что же касается цены, которую вы заплатите за экстренную организацию мероприятия, то здесь «штрафы» оказались не такими высокими. Понятно, что стоимость праздника «в цейтноте» будет выше, но не намного – примерно на 10-15%. Запомните эти цифры, потому что специалисты предлагают крепко задуматься о качестве агентства, которое за срочность требует бюджет в 2 раза больше! Павел Уткин предупреждает: «Профессиональное агентство предоставляющее именно качественные услуги, рано или поздно останавливается в приеме заказов. И если какая-то фирма предлагает Вам за двойную цену организовать профессиональное и качественное мероприятие за «два дня», объясняя это тем, что им придется пожертвовать качеством других проектов, советую задуматься! Пожертвовав качеством, хотя бы одного, пусть и не многобюджетного проекта, фирма сразу же дает понять, что впредь она может пожертвовать качеством любого из своих проектов, независимо от его бюджета».