Итак, приступая к практической части, прежде всего, необходимо рассмотреть все составляющие праздника. Ничего второстепенного здесь быть не может. От того, насколько правильно подобраны музыка и свет, динамична программа, как люди войдут в зал и как доедут до дома, зависит настроение не только одного вечера — все это помогает создать у сотрудников ощущение того, что они работают в лучшей компании на свете, а руководство их по-настоящему ценит. Даже небольшие просчеты могут сильно обидеть людей.

Форма проведения праздника

· Банкеты. Это самый часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, кафе или в офисе самой фирмы. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить развлекательной программе банкета, которая состоит, обычно, из концертных номеров эстрадных артистов и «игр с залом».

· Загородные мероприятия. К праздникам такого типа можно отнести как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании», которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные состязания или другие виды активного отдыха. Роль еды и алкоголя в этих мероприятиях не столь довлеющая, как в «банкетных» построениях.

· Семейные мероприятия. Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе.

· Презентации. Наиболее «прикладной» из корпоративных мероприятий — это праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и тому подобное, наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях — редкость.

· Командные игры. Сейчас существует довольно широкий спектр спортивных (пэйнтбол, боулинг, керлинг) или психологических командных корпоративных игр и турниров. Яркий, необычный, запоминающийся праздник, безусловно, подружит и объединит сотрудников в единую команду, что благотворно повлияет на развитие бизнеса. В дополнение к игре обычно идет банкет и дискотека с развлекательной программой.

Место проведения. Стандартно праздники проходят в офисе (подойдет банкетный зал, если он есть, или самая большая и просторная комната) или в ресторане (кафе, ночном клубе). Более широкий список мест проведения корпоративных вечеринок может быть таким:

· спортивный центр;

· дом отдыха;

· старинная усадьба;

· специально оборудованные или «дикие» места на природе;

· теплоход или яхта;

· развлекательный комплекс с аквапарком;

· парк;

· казино;

· и многие другие места.

· Список приглашенных. Размер группы участников может варьировать - от нескольких человек до сотни или даже тысячи гостей.

Концертная программа. Прежде всего, решают, нужна ли она. Если да, то приглашают как звезд, известных широкой публике, так и людей, значимых именно для конкретной компании в силу каких-либо ее особенностей. Кроме того, концертные номера могут подготовить и сотрудники фирмы (главное только, чтобы это было весело, интересно и не нарушало общей концепции праздника). Если вы не знаете, как подступиться к понравившимся вам звездам, обратитесь в. специальную фирму (продюсерский центр), которая возьмет все переговоры на себя. Развлечь гостей выступлением певцов и артистов проще, чем интерактивной игрой, в которой придется участвовать всем сотрудникам фирмы, но и сплачивающий эффект от игры значительно выше.

Развлекательная программа (сценарий). Для любого мероприятия желательно выбрать ключевую тему, которой вы будете придерживаться большую часть праздника. Различные развлечения - игры, викторины, розыгрыши, лотереи, конкурсы, тесты, гадания — должны создаваться с учетом этой темы. Кроме того, при подборе развлечений нужно не забывать о целях и задачах торжества. В запасе всегда необходимо иметь достаточное количество развлечений, которые могут понадобиться в случаях, если вы неправильно рассчитаете время, если какая-нибудь игра «не пойдет» или гости захотят развлечений «на бис». Чтобы избежать таких трудностей, можно заказать разработку сценария или даже его воплощение в жизнь специализирующейся на этом фирме.

Ведущий. Для проведения праздника, если только нет в вашей фирме прирожденного артиста-тамады, лучше приглашать профессионального. При этом, желательно предварительно посмотреть на него в действии (если и не непосредственно на празднике, то хотя бы на видеозаписи праздника). Обычно в функцию ведущего входит администрирование праздника, встреча гостей, поддержание порядка, очередность вручения подарков и произнесение поздравительных речей. Кроме того, он должен уметь расположить к себе гостей. Придумать или найти несколько коротких реприз и стихов. Заготовить всяческие грамоты, указы, приказы и участвовать в составлении сценарного плана предстоящего мероприятия.

Фото/видеосъемка. Этот процесс тоже лучше доверить профессионалам (хотя бы по той причине, что все сотрудники фирмы заслужили право на отдых). Не забудьте продумать удобные и выгодные точки съемки для оператора. Продумайте заранее, как вы используете отснятые материалы — пойдут ли они в архив фирмы, будут вручены всем сотрудникам или использованы в рекламных буклетах.

Звукорежиссура. Если в фирме более 20 сотрудников, ведущему наверняка понадобится микрофон. Кроме того, скорее всего, захотят выступить руководители фирмы и кто-нибудь из сотрудников. Поэтому нужно продумать, куда будет подключаться микрофон, как передаваться между сотрудниками и т. п. Обязательно найдите «главного по звуку».

Освещение. Освещение помещения важно и для фотосъемки, и для создания соответствующего моменту настроения (при этом в течение вечера желательно менять освещенность), и для артистов на сцене. Поэтому кто-то в течение всего вечера должен этим заниматься. Как правило, специалисты по звуку и свету (или один специалист, объединяющий и то, и другое) могут быть получены вместе с арендованным банкетным залом. Если же вы проводите торжество в своем офисе — пригласите стороннего специалиста. Важнейшим элементом любого мероприятия является грамотно и профессионально подобранное световое, звуковое, проекционное оборудование, монтируемое с учетом технических и сценарных составляющих торжества. Такими параметрами, например, являются величина зала, принцип работы музыкантов и артистов, приглашенных на торжество.

Музыкальное сопровождение. Играет важную роль при:

· создании праздничного настроения в начале банкета;

· привлечении внимания перед чьим-нибудь выступлением (гораздо выгоднее прозвучит короткий туш, чем покашливания заглушаемого общим гулом оратора);

· сопровождении концертных номеров;

· организации танцев. Танцы просты в реализации, однако это действенный способ сплотить и сдружить коллектив, так что пренебрегать ими не следует.

Вместе с тем в течение всего вечера, кроме указанных моментов, музыка должна или быть очень тихой или вообще отсутствовать. Раз мы хотим достигнуть неформального общения сотрудников, мы не должны их обрекать на постоянные попытки перекричать не в меру громкие песни известных исполнителей.

Относительно музыкального сопровождения нужно выбрать между ди-джеем и живым звуком. Предпочтительно иметь в запасе и то, и другое.

Декор помещения. Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно — это праздник данной компании, а не любой другой. Поэтому:

· Во-первых, при достаточном бюджете не стоит пренебрегать услугами фирм, специализирующихся на декорировании помещений. Они смогут даже ваш офис превратить в неожиданное и загадочное место, соответствующее теме праздника.

· Во-вторых, не отказывайтесь от самых привычных украшений — цветов, гирлянд, воздушных шаров. Они гарантированно создадут праздничное настроение и подготовят гостей к предстоящему торжеству. Заказать украшения из цветов или шаров также лучше в специальной фирме. Это значительно дешевле, чем эксклюзивное убранство помещения, а вместе с тем воздушные шары — самый доступный, яркий и запоминающийся способ создать праздничную атмосферу в офисе, ресторане, концертном зале или просто на улице. Украшение цветами дает возможность создать модный и изысканный интерьер, наполнить его красотой и утонченностью, создать атмосферу торжественности и одновременно — душевности.

· В-третьих, если сотрудники не вынуждены работать по 12 часов в день и у них есть время для творчества, неплохо объявить между ними конкурс фирменных лозунгов или газет с фоторепортажами. Работы конкурсантов украсят помещение, а сам процесс — великолепный способ воспитания корпоративного духа.

Еда и напитки. Даже если всю программу выступления, украшение офиса и другие предпраздничные хлопоты было решено взвалить на плечи сотрудников, угощение должно быть из ресторана, кафе, собственной столовой фирмы. В наше время уже недопустимо заставлять сотрудников, особенно сотрудниц, особенно 8 Марта, нарезать салаты и делать бутерброды. Именно поэтому, в крупных городах процветает кейтеринговый бизнес — выездные рестораны, которые в любое место привезут вам самые изысканные блюда, разносимые вышколенными официантами. Так что, даже если вы арендовали помещение дешевого кафе, не обязательно рисковать жизнью, пробуя их ассортимент. А вот спиртное, особенно если сумма, выделенная на праздник, не радует большим количеством нулей, выгоднее закупать самим в оптовых магазинах. Стоит обдумать (исходя из повода, формы и места проведения праздника, количества участников и т. п.), насколько сытно будут кормить гостей и в, соответствии, с этим составить примерное меню. На день рождения фирмы или сотрудников можно специально заказать огромный, необычный, изысканный, очень вкусный торт, украшенный логотипом фирмы.

Форма банкета. Официальные банкеты бывают следующих видов:

· Банкет за столом с полным обслуживанием. Этот вид банкета представляет собой торжество, где участники сидят за красиво сервированным столом, а подачу блюд и напитков производят официанты. На стол не ставят никаких закусок, блюд и напитков.

· Банкет за столом с частичным обслуживанием — наиболее распространенный вид банкета. Размещение гостей за столом, как правило, произвольное, однако для почетных гостей и устроителя банкета места предусматриваются в центре стола. Банкетный стол сервируют строго по меню столовыми тарелками, приборами, стеклом и хрусталем, салфетками. Кроме этого на стол за 30—40 мин до прихода гостей ставят холодные блюда и закуски, напитки и вазы с фруктами, приборы со специями, оформляют стол цветами. В меню банкета входит обычно большой ассортимент холодных блюд, закусок и различных напитков. Если банкет за столом с частичным обслуживанием проводят в обеденное время, то в меню добавляют первое блюдо — суп.

· Банкет-фуршет. Название происходит от французского «а-ля фуршет», что означает «на вилку». Банкет-фуршет организуют обычно в случаях, когда за сравнительно ограниченное время (1—2 часа) необходимо принять большое количество. Гостям предоставляется свободный выбор места в зале. Гости сами выбирают блюда и напитки, расставленные на столе, едят и пьют стоя за столом или около него. В любое время она могут уйти с банкета, не дожидаясь его окончания. Меню банкета-фуршета состоит, в основном, из закусок, ассортимент которых значительно шире, чем меню других банкетов. Иногда в меню банкета-фуршета включают вторые горячие блюда, которые подают как горячую закуску. Все закуски нарезают небольшими порциями, чтобы их удобно было, есть стоя с помощью одной вилки.

· Банкет-коктейль. На банкете-коктейле можно принять большое количество гостей в сравнительно небольшом помещении. Характерные особенности банкета-коктейля: все гости пьют и едят стоя; банкетные столы не расставляют, в зале у стен или по углам ставят небольшие столы, на которые кладут сигареты, спички, ставят вазочки с бумажными салфетками, цветами; тарелки и приборы каждому гостю не подают, вместо вилок гости используют шпажки; закуски и напитки официанты предлагают гостям в обнос на подносах, на нескольких подсобных столах размещают подносы для сбора использованной посуды. Меню банкета-коктейля состоит из холодных и горячих закусок, разделенных на маленькие порции. Из горячих напитков предлагают кофе, чай, из холодных — соки, воды (минеральная и фруктовая), коктейли.

· Банкет-чай. Его проводят во второй половине дня, обычно в 16—18 часов. Продолжается банкет не более 2 часов. В центре банкетного зала ставят круглый, овальный или прямоугольный стол и стулья (кресла). Вдоль стен — диваны, кресла, а между ними 1—2 небольших столика, накрытых цветными скатертями, для цветов, сигарет, пепельниц и спичек. Меню банкета-чая состоит из мучных кондитерских изделий (торты, пирожные, сладкие пироги, печенье), шоколадных конфет, шоколада, варенья, меда, сахара, фруктов, молока или сливок и др. В меню банкета иногда включают 1—2 сладких блюда — желе, мусс, крем, мороженое.

· Комбинированный банкет состоит обычно из двух-трех банкетов, например из банкета-фуршета и банкета за столом с полным обслуживанием. Для проведения такого банкета требуется два смежных зала. Вначале гостей приглашают в первый зал с накрытым столом для фуршета, в котором предлагают холодные закуски и напитки. Затем через 30—40 минут гостей приглашают в другой зал; подготовленный для банкета за столом с полным обслуживанием. После того, как гости займут места за столом, им предлагают обед или ужин (в зависимости от времени дня).

Обслуживание начинают с подачи горячих закусок. Затем подают суп (если это обед), второе горячее блюдо, десерт и кофе (или чай). Обслуживание за столом. Присутствие официантов повышает уровень застолья. Однако можно обойтись и без них. Если вы арендуете для праздника кафе или ресторан, проще воспользоваться услугами их персонала.

Автор: Луговская Ю.

Посмотреть организаторов мероприятий

Перейти в раздел статей Как организовать праздник?.