Итоги Event-форума «Великое воссоединение» - это, прежде всего, новое понимание, позволяющее взглянуть на ситуацию с противоположной стороны: заказчикам со стороны агентства, а агентствам – с точки зрения тех, кто заказывает мероприятия.

Event-форум «Великое воссоединение» прошел в Москве 2 сентября 2008 года. Его участниками стали около сотни event-агентств и компаний-заказчиков. Среди участников форума был и руководитель интернет-портала EventNN.ru Дмитрий Кикеев. Вернувшись в Нижний Новгород, он подвел итоги форума.

- Во-первых, необходимо отметить интересный формат мероприятия: в отличие от традиционных конференций, где выступают докладчики, излагая свои тезисы, в данном случае диалог между заказчиком и агентством был построен в форме дуэли. Все это было соответствующе обставлено и разыграно: с пистолетами, с особой озвучкой, с секундантами. Такая игровая форма с одной стороны, привлекала внимание собравшихся, а с другой стороны – не позволяла участникам дискуссий уходить от ответа. Дуэль давала возможность выслушать каждую строну и понять ее.

Во-вторых, в этом формате дискуссии–дуэли на встрече заказчиков и агентств обсуждались общие проблемы и действительно вопросы, которые волнуют обе стороны. Например, первыми дуэлянтами были Сергей Князев, генеральный продюсер агентства праздников "КнязевЪ" и Артем Борцов, который раньше работал в зарубежном event-агентстве, а теперь работает в компании, которая является заказчиком. У него большой опыт проведения различных мероприятий – от внутренних корпоративов до маркетинговых ивентов, а также деловых мероприятий – семинаров, конференций, поездок. Дуэлянты обсуждали вопрос - можно ли заказчику самому работать с подрядчиками либо нужно выбирать агентства, и какие при этом есть плюсы и минусы.

Так, Артем Борцов говорил, что самостоятельная работа позволяет заказчикам сэкономить средства и сократить бюджет мероприятия – в частности, можно договориться напрямую с подрядчиками о скидках. На это Сергей Князев ему ответил, что агентство получает скидки от подрядчиков гораздо больше - из-за того, что работает со своими подрядчиками чаще, не от случая к случаю, а регулярно. На что Борцов возразил, что в итоге агентства все равно завышают расценки, так что это вопрос спорный.

В дуэли затрагивались очень интересные моменты: например, на вопрос заказчика, сколько зарабатывает агентство, Сергей Князев ответил, что рентабельность с постоянного заказчика составляет 10-15 %. Борцов обвинил Князева «в лукавстве». Сергей пояснил, что в некоторых случаях, когда заказчик ведет себя неподобающе, то в отношении к нему рентабельность составляет 25-30%. Кстати, высокомерное отношение заказчиков к агентствам – это проблема, с которой сталкивались многие. За рубежом отношения к event-агентствам как к коллегам, к профессионалам своего дела. Но и в России, отметили участники форума, сегодня больше становится заказчиков, которые стараются работать с агентствами на равных.

Тема второй дуэли - «Как оценить работу агентства». Заказчик считает, что агентство слишком дорого берет за свою работу, а агентство доказывает, что они не завышают планку. В ходе дуэли агентство представило свои статьи затрат – из чего складывается сумма. В том числе поднимался вопрос, как должен начисляться гонорар – из нормочаса или процента и как рассчитывается этот нормочас, т.е. задавались технологии расчета прибыли со стороны агентства. Со сторон заказчика проводилась оценка – согласен ли он с такой методикой расчета стоимости. В итоге дуэлянты пришли к выводу, что все зависит от конкретного случая, агентства и заказчика: компания-заказчик имеет свои параметры, а агентство может с ними согласиться либо нет. Если заказчик понимает, по каким параметрам агентство выставляет ему стоимость работ, а агентство понимает претензии заказчика, зная какой системой расчета тот пользуется, тогда и возникает консенсус. Нужно обосновывать расчеты – и математически, и психологически. И эту систему нужно знать не только агентствам, но и тем подрядчикам, что будут на них работать.

В одной из последующих дуэлей поднималась тема «откатов». Участники обсуждения пришли к общему мнению, что нужно лучше подбирать кадры, которые не будут брать «откаты».

Дискуссия была и по поводу оплаты за идеи ивентов: когда заказчик берет предлагаемую идею и самостоятельно ее реализует. Это наболевшая проблема. Участник дуэли - представитель компании «КИТ Финанс» - рассказал, что его компания в таких случаях всегда платит за идею, т.е. они поступают честно.

Поднимался на дуэли и вопрос «корректного тендера». В результате обсуждений пришли к выводу, что если заказчик грамотно составляет требования, то и агентствам проще с ним работать. Но для этого заказчик должен знать, по каким параметрам нужно давать задания: тендерные заявки должны быть максимально раскрытыми и понятными для агентств. Для того, чтобы между заказчиком и агентством было полное понимание, нужно прийти к определенным стандартам. Мы пытались обсудить этот вопрос за круглым столом у нас, в Нижнем Новгороде. В Москве этот вопрос ставится более глобально, и там он также актуален. В итоге дуэлянты пришли к выводу, что должны существовать определенные критерии, по которым составляется бриф:

1. Информация о компании заказчике.
2. Цели и задачи мероприятия.
3. Состав аудитории.
4. Дата, сроки запланированного мероприятия.
5. Описание обычных способов коммуникации с данной аудиторией, используемые ранее форматы общения.
6. Четко обозначенные рамки бюджета.
7. Список обязанностей агентства исполнителя.
8. Критерии оценки предложения.

Такие прямые диалоги было очень интересно послушать, чтобы понять, к чему мы можем прийти в итоге. В подобных откровенных разговорах и возникает понимание происходящего. А в результате отношения между заказчиками и агентствами становятся более дружелюбными. Идея, к которой пришли и участники, и зрители дуэли, состоит в том, что нужно находить точки соприкосновения, нужен компромисс между агентством и заказчиком. Должно быть стремление к деловому союзу.

Обсудить на форуме

Перейти в каталог «Организация праздников и мероприятий»

На главную страницу