Уважаемые организаторы праздников и специальных событий!

Перед вами образец документа – техническое задание (бриф) на организацию и проведение мероприятия, который должны заполнять заказчики при обращении в event-агентство.

Корректно составленный и заполненный бриф облегчит взаимодействие заказчика и агентства.

Агентство – получит максимально понятное задание на проведение мероприятия, заказчик – максимально точное проработанное предложение.

Пункты данного брифа заимствованы у наших московских коллег (спасибо порталу Event-forum.ru и журналу Event.ru)

Вы можете вносить ваши дополнения и коррективы к данному варианту брифа в виде комментариев внизу этой страницы.

Форма технического задания может быть самой разнообразной, но оно должно обязательно содержать следующую информацию:

1. Информация о компании заказчике.

Этот пункт необходим, чтобы соискатели получили из первых рук информацию о корпоративных стандартах и ценностях заказчика. Знание этой информации позволит составить более точное понимание критериев, которыми будет руководствоваться клиент при выборе креативной концепции будущего мероприятия.

2. Цели, задачи мероприятия.

Точно сформулированные цели и задачи являются необходимым условием не только при разработке предложения по организации мероприятия, но и при принятии решения о его проведении. Если это решение принято без формулирования целей и задач, то эту ошибку следует исправить при составлении брифа. Предложение компаниям соискателям самим определить цели и задачи мероприятия приводит не только к лишней работе для участников тендера, но и к отсутствию четких критериев выбора лучшего предложения. Возможна такая ситуация, в которой участники сделают предложения решающие разные задачи, которые невозможно будет сравнивать.

3. Целевая аудитория.

В некоторых случаях определение целевой аудитории заложено в названии мероприятия (корпоративный праздник, пресс- конференция...). Но даже и в этих случаях следует определить аудиторию отдельным пунктом и максимально подробно. Здесь должно быть указано:

общее количество гостей, их отношение к компании (сотрудники, партнеры, клиенты...),

возрастные рамки,

соотношение мужчин и женщин,

профессиональные данные (строители, журналисты...),

национальный состав,

уровень образования,

социальный и экономический статус (светские персоны,

бизнесмены, представители среднего класса...),

общие интересы (мода, мотоциклы, разведение цветов...) а также другие данные, которые могут быть полезны при составлении предложения.

4. Дата, сроки запланированного мероприятия.

Безусловно, если компанией определена четкая дата проведения мероприятия, то ее следует указать в брифе. Но если проект готовится заранее, то логичнее предоставить выбор даты компаниям соискателям, что позволит им быть более гибкими в выборе места проведения и других аспектов проекта. В этом случае следует указать тот отрезок времени, в котором это мероприятие должно состояться.

5. Особенности позиционирования компании.

Каждая компания и каждая торговая марка строит свой образ в глазах потребителей, сотрудников и общества в целом. Построение этого образа сложное и долгое дело. В течение этого процесса вырабатывается целый свод правил, руководствуясь которыми сотрудники компании и ведут свою ежедневную работу. Эти правила становятся для них настолько естественными, что многие из них не предполагают, что приглашенное агентство может предложить что-то противоречащее этим правилам. Получив такое предложение, они искренне удивляются и даже возмущаются этим. Но на самом деле произошло самое естественное событие. Человек со стороны видит лишь результат позиционирования компании, и считает, что этот результат может быть получен разными путями. Именно поэтому в брифе надо четко указать все особенности и правила позиционирования компании или марки. Чтобы не получить заведомо не подходящий результат.

6. Описание обычных способов коммуникации с данной аудиторией, используемые ранее форматы общения.

Возможно, компания организатор впервые планирует проводить такое мероприятие. Но чаще всего участникам тендера предлагается разработать концепцию очередного проекта (презентации следующего поколения принтеров, очередное празднование дня строителя, очередной юбилей компании....). В этом случае в брифе следует указать формы и тематику прошлых мероприятий. Это совсем не означает, что соискатели не могут использовать подобные темы или обязаны следовать прошлым образцам. Но эта информация очень важна для подготовки качественного предложения. Также чрезвычайно полезно будет отметить положительные и отрицательные моменты в прошлом

опыте.

7. Четко обозначенные рамки бюджета.

Отсутствие четких границ бюджета одна из самых распространенных ошибок при составлении брифа. Такой результат диктуется двумя причинами. В первом случае компания не выделяет никакого конкретного бюджета на проведения мероприятия. И объявив тендер, одновременно получает и бесплатное исследование по ценам на подобные мероприятия на местном рынке. Этот путь абсолютно не приемлем, так как в 90% случаев цены оказываются слишком высокими и компания организатор совсем отказывается от работы с агентством и заменяет профессионально организованное мероприятие скромным банкетом в ресторане. Иными словами не подготовленность компании организатора привела к тому, что впустую были потрачены время и силы нескольких агентств и сотрудников самой компании. Во втором случае бюджет запланирован и его сумма известна, но компания организатор тендера не открывает его в надежде получить более дешевое предложение. Но и этот путь никуда не ведет. Представьте, что вы планируете купить машину и отложили на это 500 000 рублей. Анализируя предложения, вы будете искать наилучший автомобиль, который можно приобрести за эти деньги. Вряд ли вы станете рассматривать более дешевые варианты логично пологая, что более дешевая машина будет уступать более дорогой по тем или иным параметрам. С другой стороны и профессиональные агентства, не имея границ бюджета, будут стараться предложить проекты с максимальным размахом и стоимостью логично пологая, что они будут лучше более скромных и дешевых. Заканчивается подобный эксперимент обычно тем, что после получения предложений заказчик все же вынужден назвать реальную цифру бюджета, и попросит агентства соискателей переделать предложения в соответствии с имеющейся суммой. То есть опять работа и время нескольких компаний были потрачены зря.

Мы настоятельно рекомендуем всем EVENT компаниям отказываться от участия в тендере с не обозначенными рамками бюджета. В противном случае вы гарантировано потратите часть усилий напрасно.

8. Пожелания клиента по составляющим мероприятия.

Бывает, что в решении о формате и составляющих мероприятия агентствам соискателям предоставляется полная свобода. Но если у заказчика есть определенные предпочтения (банкетная рассадка, приглашение зарубежного артиста, выбор конкретного места проведения....), о них четко должно быть заявлено в брифе.

9. Список обязанностей агентства исполнителя.

В задании должны быть четко и подробно описаны обязанности, которые будут возложены на компанию исполнителя. Причем список этот должен быть максимально развернутым (подготовка производство и доставка пригласительных билетов, доставка гостей на место проведения, обеспечение кейтерингового обслуживания, создание декорационного оформления, предоставление технического обеспечения....)

10.Критерии оценки предложения.

В брифе должен быть указан полный список критериев, по которым будут оцениваться предложения участников. Следует указывать все критерии, которые будут иметь значение для организаторов тендера (соблюдение рамок бюджета, необычная творческая концепция, точное соответствие особенностям бренда...) Если какой либо из параметров не указанных в этом списке будет использован, как причина отклонения предложения, это будет явным нарушением настоящих принципов. Например: если в списке нет пункта о строгом соблюдении бюджета, то агентство предложившие очень яркую и оригинальную концепцию, но с превышением бюджетных границ, будет действовать в соответствии с буквой и духом брифа. А компания, отклонившая это предложение как очень интересное, но слишком дорогое, нарушит принципы честного и справедливого тендера.