Нынешнее лето наглядно показало, что массовые уличные мероприятия – это тот еще экстрим, особенно для организаторов. Как учесть все нюансы технического обеспечения подобных событий и не стать заложником погоды? С чего начинать подготовку уличного мероприятия, будь то фестиваль или корпоратив крупной компании? Как договариваться с артистами? Об этом нам рассказал директор прокатной компании «АРТон-НН» Артём Статин.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– Артём, расскажите, в каких массовых уличных мероприятиях компания «АРТон-НН» принимала участие? Какой у вас опыт в этом направлении?

 

– Уличные мероприятия можно условно разделить на три категории. Это фестивали, крупные корпоративы с большим количеством участников и городские праздники – например, День города или 9 мая.

 

Что касается фестивалей, мы несколько раз участвовали в проведении мотофестиваля «Берег Маугли», в том числе самого масштабного из них – 10-го юбиленйого фестиваля, работали над техническим обеспечением рок-фестиваля «Оскал», занимались собственными проектами – например, у нас был «Super Пляж 90-х», в котором участвовало 3-3,5 тыс. человек. Кроме того, мы нередко обеспечиваем необходимыми техническими элементами другие фестивали.

 

Если говорить про корпоративы, то компания «АРТон-НН» постоянно над ними работает. В этом году самым крупным мероприятием, для которого мы делали комплексное техническое обеспечение, был корпоратив компании «Сибур» на 2 тыс. человек в «Экстримлэнде» с обширной территорией, множеством различных локаций, огромной сценой и звёздами.

 

Ну и не стоит забывать про городские праздники. Мы работали на поэтическом «Бальмонтовском фестивале» в Ивановской области, не раз участвовали в Дне Нижнего Новгорода, ставили сцены на 9 мая, День ВМФ и другие праздники в различных районах города. Это направление у нас тоже реализуется довольно активно.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– Как осуществляется подготовка к уличным мероприятиям? С чего она начинается?

 

– Всё начинается с инспекции площадки по определенному брифу (об этом можно подробнее прочитать в статье: Компания «АРТон-НН»: краткий курс технического консалтинга в event-индустрии), но так как у нас каждый проект уникален, ни одна из них заведомо не решает всех задач клиента. Нужно приезжать, смотреть, принимать решения на месте.

 

Первая задача – оценить дорогу, возможность подъездов. И тут могут быть сюрпризы. Так, при инспекции площадки в «Экстримлэнде» мы увидели удовлетворительную дорогу через лес, но лето в этом году так изобиловало проливными дождями, что к моменту монтажа её просто смыло. А чтобы мероприятие состоялось, необходимо было организовать подъезд десятка фур с разнообразным оборудованием! В итоге нам пришлось привезти несколько камазов щебня, грейдеры и строить дорогу с нуля. Надо отдать должное «Экстримлэнду», они нам помогали в этом процессе, потому что, в конечном счете, мы обеспечили нормальный заезд к базе отдыха, не зависящий от капризов погоды, но на коммерческую успешность проекта такой форс-мажор, безусловно, повлиял.

 

Еще одна проблема, с которой мы столкнулись там же – территория, на которой должна была пройти официальная часть и вечерняя программа, оказалась абсолютно неподготовленной: кочки, трава выше человеческого роста, перепады высот и т.д. Нам пришлось срезать грунт, выравнивать площадку, засыпать ее песком, чтобы гости праздника могли комфортно перемешаться и не травмировать себе ноги.

 

Кроме того, при подготовке любого уличного мероприятия нужно помнить про организацию быта. Персонал проводит на площадке несколько дней, ему необходимо жилье, питание, гигиенические условия. Нужно решить, как сотрудники будут между собой общаться, как они будут передвигаться по большой территории и т.д. «Экстримлэнд» нам в этом плане помог и с проживанием, и с питанием по приемлемым ценам, но если говорить о фестивале, который проводится в чистом поле, как, например, «Берег Маугли», то в этом случае всё нужно строить с нуля. Мы привозим кухню, туалеты, у нас есть специальные военные палатки, защищающие от неблагоприятных погодных условий. На сегодняшний день предусмотрено множество различных технологий по организации быта сотрудников. Фестивалей проводится много, и опыт набран. Но об этом никак нельзя забывать при организации уличного мероприятия, вне зависимости от того, фестиваль это или корпоратив.

 

– Сколько времени занимает монтаж оборудования для уличных мероприятий?

 

– Монтаж фестивалей и корпоративов мы осуществляем в среднем от двух до четырех дней. Наш самый крупный фестиваль «Берег Маугли» строился три с половиной дня, причем в ужаснейших погодных условиях, по бездорожью, из-за чего пришлось нанимать вездеходы, чтобы завезти туда оборудование, а потом его забрать. Кстати, уезжали мы оттуда два дня. Параллельно с нашим монтажом, организаторы занимались ограждением территории, строили лагерь, обеспечивали инфраструктуру, и в целом все задачи были выполнены довольно быстро.

 

Корпоратив для «Сибура» мы делали четыре дня, так как использовались уникальные сценические конструкции, нестандартный декор. Всё это требовало кропотливой работы и определенных корректировок на месте, так как технология была не готовой, а опытной. Но обычно за пределы четырех суток мы не выходим, да и на территорию, как правило, не пускают раньше.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– Хватает ли вам парка оборудования для полного технического обеспечения уличных мероприятий?

 

– Практически всегда не хватает, потому что задачи у клиентов разные. Ориентируясь только на собственный парк, мы ограничиваем себя с точки зрения креатива и реализации смелых, необычных решений.

 

У нас большой парк, и если говорить о рок-фестивалях типа «Дня Маугли», мы на 90% закрываем потребности своим оборудованием, потому что там все более или менее стандартно: сцена, много звука, много света. Но порой для необычных уличных мероприятий, будь то фестиваль или корпоратив, нужно сделать что-то уникальное, и тогда уже мы смотрим на существующие технологии, знаем, к кому за ними обратиться и, при необходимости, добираем оборудование у партнеров.

 

В этом контексте могу отметить две тенденции в event-индустрии. Во-первых, идет эра объединений. Активно расширяется ассоциация организаторов мероприятий НАОМ, есть своя ассоциация и у прокатчиков. Организуются СРО, обсуждаются законы, регулирующие их работу. Люди объединяются, чтобы делать проекты лучше, интереснее, масштабнее. Мы привлекаем партнеров, но при этом полностью отвечаем за коммуникацию с ними, несем ответственность за конечный результат, и у заказчика не возникает проблем во взаимодействии с несколькими структурами. Объединяя ресурсы, мы создаем действительно уникальные проекты, и это здорово.

 

А во-вторых, многие прокатчики начинают специализироваться на чем-то одном, для того, чтобы максимально вложиться в это направление и развивать его. И если для нашего, нижегородского рынка пока актуально комплексное техническое обеспечение, которым занимается и компания «АРТон-НН», то в Москве, Санкт-Петербурге люди уходят в специализацию. Как результат, прокатчики не столько конкурируют между собой, сколько взаимодействуют, дополняя друг друга, что позволяет делать действительно крутые мероприятия. Я считаю, что это большой плюс для event-рынка.

 

– Расскажите, как вы работаете с техническими райдерами артистов, звёзд эстрады, ведь без них не обходится практически ни один фестиваль или корпоратив крупной компании.

 

– Главное в этом вопросе – переговоры. Специалист компании, занимающийся звуком, созванивается с каждым коллективом, если их несколько, рассказывает, что планируется, выясняет запросы и пытается сопоставить первое и второе, составляя сводный райдер. Эта переговорная работа очень важна, она позволяет аккумулировать всю информацию, а также минимизировать расходы и объем монтажных работ. Ее нельзя отдавать на откуп event-компании, потому что там нет грамотных звуковиков, которые могут решить все вопросы профессионально.

 

– А бывают какие-то невыполнимые требования?

 

– В нашей практике такого не было. Есть принципиальные требования, а мастерство переговорщика как раз и заключается в том, чтобы минимизировать количество подобных позиций и знать, где взять то или иное оборудование, на которое пришел запрос. Но бывает и такое, что некоторые упираются до последнего. Им объясняешь, что нет возможности удовлетворить их требования, решаются другие задачи, необходимо другое оборудование, но иногда приходиться подстраиваться. И такое упрямство в итоге может привести к ошибкам на мероприятии, поэтому мы стараемся торговаться до конца и транслировать, в первую очередь, интересы заказчика.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– Мы уже коснулись такой проблемы, как погода. На уличных мероприятиях она всегда может внести свои коррективы, причем довольно существенные. Как в этой ситуации защитить оборудование и сократить риски?

 

– Да, погода в наших широтах – это боль, поэтому уже на этапе планирования проекта мы сразу продумываем, что и как будем делать из расчета, что дождь будет.

 

Если вы собираетесь делать уличное мероприятие, имейте в виду следующие моменты:

  • сцена должна быть крытой;
  • для световых приборов необходимы специализированные колпаки;
  • нужно использовать более надежные пультовые с возможностью защиты от воды;
  • необходима изоляция всех электроприборов, генераторов и всего остального, их нужно по максимуму накрывать и защищать, используя коробки, ящики и т.д.;
  • провода должны быть подняты, чтобы они не оказались в воде и не представляли опасности.

 

Звуковое оборудование обычно выпускается уже защищенным от неблагоприятных погодных условий, с ним проще. Экраны мы используем уличные (IP55-65), они могут работать практически в любую погоду. Электрооборудование у нас также влагозащитное. Кроме того, используются дорогие профессиональные разъемы во всей коммуникации. А вот со светом возникают проблемы, так как защищенные от влаги приборы стоят очень дорого, поэтому приходится выкручиваться своими силами. У компании «АРТон-НН» есть декор-отдел, сотрудники которого делают для нас различные «накрывашки», они знают, какие использовать материалы, как их загибать, как крепить. А на одном из последних мероприятий мы закупали пластик кусками по 12 метров и резали его таким образом, чтобы закрывать оборудование. Так что защита от непогоды – это отчасти вопрос креатива.

 

Еще один момент, на который надо обращать внимание при подготовке уличных мероприятий – это формирование базы вездеходов. Такие машины дороже, но если есть проблема с проходимостью дорог, в том числе из-за дождей, они выручают. Как правило, заказчик не рассчитывает на непредвиденные траты, поэтому нам нередко приходится брать эти издержки на себя. Но в противном случае мероприятие может просто не состояться.

 

Ну и, конечно, нельзя забывать про персонал. У всех сотрудников должны быть резиновые сапоги, дождевики, то есть всё необходимое для того, чтобы защититься от любой непогоды.

 

– Но неблагоприятная погода – это не только дождь, но и ветер…

 

– Да, ветер – это тоже большая проблема. Один порыв ветра может сломать работу нескольких дней. Мы очень щепетильно относимся к вопросу о пригрузах ко всем конструкциям, которые ставятся под открытым небом, обязательно их укрепляем и усиливаем. А чтобы подготовиться к монтажу, используем методы компьютерного моделирования. Сначала мы собираем всю площадку в специальных программах на компьютере, рассчитываем нагрузки, разрабатываем сборку, а потом уже по спроектированной схеме собираем оборудование на площадке.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– А бывали случаи у компании «АРТон-НН», когда оборудование действительно выходило из строя из-за погоды?

 

– Да, конечно. У нас была ситуация, когда накануне одного из фестивалей мы работали в Сарове, на молодежном танцевальном празднике, во время которого прошел настоящий ураган. Залило всё! Это был полный форс-мажор. Не спасало ничего, потому что дождь шёл стеной по всем направлениям, ветер снёс всю защиту, а это же оборудование должно было работать на следующий день на «Береге Маугли». Когда мы его привезли, из него рекой лилась вода, приходилось всё разбирать, сушить, обрабатывать, потому что платы не моментально выходят из строя из-за воды, они ржавеют. Если своевременно отключить электричество во время дождя, прибор не закоротит, с ним ничего не случится, он высохнет и будет работать, но появившаяся со временем ржавчина может вызвать замыкание.

 

Понятно, что в сжатые сроки монтажа мы не смогли полностью привести оборудование в порядок и на 100% подготовиться к новому проекту, поэтому уже во время мероприятия были потери, приходилось оперативно менять одни приборы на другие. В итоге мы понесли довольно серьезные убытки, но форс-мажоры случаются, и с этим ничего не поделаешь.

 

– А ресурсы для замены оборудования у компании «АРТон-НН» есть?

 

– Разумеется. Но следует учитывать, что есть более и менее стабильно работающее оборудование. Если мы знаем, что используемые на данном мероприятии приборы практически не подводят, то если все-таки что-то случится, замена будет подвозиться с базы. Но иногда мы используем оборудование с меньшей стабильностью. Объясню почему. В Китае производится множество приборов, которые не делают больше нигде. Это очень интересное оборудование с точки зрения эффектов, возможностей и цены, поэтому оно повсеместно используется, но оно не всегда надежно, а значит мы заранее подвозим запас, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств выполнить замену. Кроме того, перед мероприятием мы всегда проводим полный чек, вгоняем оборудование в максимальную нагрузку, чтобы выявить все слабые звенья и при необходимости их заменить. Мы не ждем, когда что-то сломается, мы отвечаем за качество, поэтому всегда всё предварительно проверяем, а если всё-таки проблемы случаются, оперативно их устраняем.

 

АРТон-НН, уличные мероприятия, техническое обеспечение– Какие еще моменты технического обеспечения уличных мероприятий важно учитывать?

 

– Нельзя забывать про демонтаж. Подготовке мероприятия всегда уделяется много внимания, но как только оно заканчивается, команда организаторов быстренько собирает вещи и уезжает. Вместе с бытовой службой. А техники остаются, им еще сутки, как минимум, работать, а условий для этого уже нет: нечего есть, негде спать.

 

Чтобы таких ситуаций не случалось, организаторы мероприятий должны учитывать, что демонтаж не менее важен, чем все остальные этапы подготовки проекта. Кстати, именно на демонтаже возникает наибольшее количество проблем с логистикой, потому что все приезжают одновременно, хотят побыстрее загрузиться и закончить свою часть работы. В итоге получается давка, все друг другу мешают и затягивают процесс. Чтобы такого не происходило, график демонтажа необходимо продумывать не менее тщательно, чем график монтажа оборудования. И это тоже задача организаторов, которая должна выполняться.