Значение event-менеджмента как формы управления организацией мероприятия трудно переоценить. Однако допущенные ошибки могут сыграть роковую роль в карьере любого, даже очень профессионального ивентера. Именно поэтому мы решили рассмотреть основные ошибки, способные превратить любое праздничное мероприятие в прощальную вечеринку для вашего event-агентства. Предупрежден - значит вооружен!

 

Ошибка первая. Очень часто заказчик и event-менеджер говорят, что называется, "на разных языках". Отсутствие взаимопонимания относительно задач мероприятия, его целей и формата зачастую ведет к отказу данного заказчика от услуг выбранного event-агентства. Клиент не получает мероприятие, которое он хотел бы видеть, предложенные концепции не соответствуют его представлению, а сотрудник праздничного агентства окончательно подрывает свою event-репутацию.

 

Причин такой ситуации несколько. Во-первых, клиент всегда знает про свою компанию очень многое, но часто он не может сформулировать конечной идеи. Именно идею он и хочет получить от event-специалиста. При этом описание в брифе каких-то подробностей и мелочей о работе своей организации ему не представляются важными. А ведь некоторые упущенные моменты могут стать ключевыми. Поэтому запомните, чем подробнее будет бриф, чем тщательнее он будет заполнен, тем выше вероятность полного взаимопонимания с заказчиком и правильной организации нужного ему мероприятия.

 

Ошибка вторая кроется в разрозненных взаимоотношениях внутри самого event-агентства. Часто люди, работая над одним проектом, идут каждый своим путем. Такая дискоммуникация грозит сорвать все дедлайны, потрепать заказчику нервы и в итоге оставить агентство без работы. Несогласованность сотрудников внутри event-компании - просчеты руководства, плохо выстроенная работа организации и коллектива. С этой проблемой сталкиваются все руководители крупнейших event-агентств, потому что все они хотят работать на результат. Важно, чтобы каждый сотрудник не только знал круг своих обязанностей, помня о том, что он звено одной цепи, но и эффективно взаимодействовал с другими "звеньями".

 

Ошибка третья. При организации любого мероприятия всегда необходимо учитывать наступление форс-мажорных или непредвиденных  ситуаций. Ведущий праздника должен быть готов к изменениям в программе, необходимости импровизации, технические сотрудники - к неполадкам в работе аппаратуры, артисты - к внетайминговому выходу на сцену. В любой момент могут сесть батарейки, мощность светового или музыкального оборудования не соответствовать техническому райдеру, могут произойти отклонения от утвержденного меню. Так или иначе, это связано с человеческим фактором. Поэтому важно всегда работать только с проверенными подрядчиками.

 

Уместным будет всегда держать в голове ответы на самые неожиданные вопросы, а лучше вообще проработать целую стратегию действий в подобных ситуациях.

 

Ошибка четвертая - неверно просчитанный тайминг. Составляя сценарный план мероприятия, вы должны понимать, что его придется соблюдать. Постарайтесь как можно точнее просчитать время, учитывая возможность наступления форс-мажорных ситуаций. Все прекрасно знают, что задерживать начало праздника, то или иное выступление, как минимум некорректно. Но и начинать раньше запланированного времени тоже неправильно. Верное понимание задач мероприятия, уверенность в своих партнерах по организации праздника поможет точно рассчитать время с минимальными отклонениями. Как правило, люди идут на праздник, чтобы отдохнуть и повеселиться, а не слушать 2-х часовую речь официального представителя регионального отделения Далекопупинской компании в вашем регионе, даже если формат мероприятия предусматривает официальную часть

 

Ошибка пятая заключается в ситуации, когда приглашенные артисты не соответствуют концепции мероприятия. Возможно, что и агентство и фирма-заказчик будут лоббировать интересы знакомых артистов, и в этом нет ничего плохого – значит, они успели себя хорошо зарекомендовать и точно не подведут. Однако задачи мероприятия - первостепенны, и цыганский табор будет совершенно нелепо выглядеть на презентации новой линии нижнего белья.

 

Ошибка шестая. Заказчики всегда хотят получить уникальный event и при этом потратить минимум денег. Это практически невозможно. Экономить нужно, но не на базовых вещах. Нельзя продешевить на выступлении артистов, музыкальной и световой технике, атрибутах, напрямую отвечающих задачам мероприятия (растяжках, стендах и т.д). Потратьте достаточно времени на все расчеты, заложите небольшую сумму на непредвиденные расходы или форс-мажорные обстоятельства.

 

Ошибка седьмая - невыполнение на мероприятии мер техники безопасности. Всем известны печальные случаи трагической смерти огромного количества людей в ночном клубе "Хромая лошадь", в бразильском развлекательном центре. Будьте осторожны с пиротехникой и различными салютами, огненными и файер-шоу. Используйте для этого территорию перед заведением.

 

Ошибка восьмая, когда гости на мероприятии, являясь главным его элементом, слабо вовлечены в действия развлекательного характера: кто-то разговаривает с коллегой из другого отдела, кто-то съедает со стола вкусности, кто-то одиноко танцует в углу. Важно при организации мероприятия учесть этот момент. Гости не должны скучать на празднике, но и вовлекать в шоу без их на то согласие тоже не стоит.

 

Event-менеджмент базируется на практических знаниях. Имея за плечами большой опыт, анализируя "чужие ошибки", вы научитесь прогнозировать наступление тех или иных непредвиденных обстоятельств. Только заранее все предусмотрев, вы сможете организовать любое мероприятия на очень высоком профессиональном уровне.