Бюджет корпоративного мероприятия – тема, особенно актуальная в преддверии новогодних праздников, когда даже самая прижимистая организация раскошеливается на праздник для сотрудников. Как наладить отношения с заказчиком, помогая ему оптимизировать бюджет, но и не сработать себе в убыток? Эти вопросы обсуждались на II Бизнес-Форуме «EVENT-FORUM, Диалоги», который прошел в Москве.

На этой неделе мы уже начали публиковать серию статей об итогахII Бизнес-Форума «EVENT-FORUM, Диалоги», организованного порталом Event-forum.ru. Нижегородский портал EventNN.ru принял участие в качестве информационного партнера мероприятия. Форум собрал около ста участников из России, Белоруссии, Украины, и Казахстана. Практически все участники – руководители и менеджеры агентств-организаторов мероприятий, Интернет и традиционных СМИ, журналисты.Целый день они обсуждали самые актуальные для event-сообщества вопросы. Один из них – бюджет корпоративного мероприятия и способы его оптимизации не в ущерб агентству.

Надо сказать, что во время докладов и обсуждений часто высказывались идеи, не блещущие особой оригинальностью, но оттого не менее полезные: например, опытными специалистами не раз выдвигалась идея о том, что прежде чем предлагать какие-то конкретные сценарии, стоит четко определить цели и задачи, которые ставит перед агентством заказчик. И уж, исходя из этого, спрашивать у заказчика, сколько денег он готов вложить в корпоративное мероприятие. А не так, как происходит обычно: дескать, вы нам покажите, что, сколько стоит, а мы уж потом выберем, что нам надо. Это неправильный подход. Прописная истина, однако, на деле все почему-то происходит по второму сценарию...

Ольга Симановская, генеральный директор агентства «Smart Event» внесла несколько вполне конкретных предложений по тому, как помочь заказчику «списать» расходы на корпоративные мероприятия – ведь зачастую в компаниях с этим возникают проблемы: люди не знают, как оформить потраченные на праздники или прочие события деньги. Ольга предложила несколько вариантов решения проблемы.

Например, затраты на проведение корпоративных мероприятий компании могут отнести к представительским расходам (причем, с производственной целью – например, повышение корпоративной культуры). При этом важно учитывать, что представительские расходы могут составлять не больше 4 % от всех расходов на оплату труда за отчетный период.

Так же расходы можно списать на подготовку кадров – это могут быть тренинги, семинары, техники продаж. Еще лучше, если к отчетным документам будет приложена программа, которая будет отражать эти цели – повышение квалификации, корпоративной культуры и т.п. Такие формулировки принимаются налоговой инспекцией.

Еще один вариант – это консультационные услуги. К ним можно отнести семинары, конференции. Сумма этих консультационных услуг, как и расходы на подготовку кадров, не имеет ограничений. Но консультационные услуги должны соответствовать виду деятельности компании: то есть, семинар должен быть по теме, чтобы у налоговой не было потом вопросов – почему, к примеру, в компанию по выпуску унитазов пригласили специалиста-консультанта по производству мороженого?

Ольга Симановская рассказала также о разных формах договоров, которые агентство может заключать с заказчиками: это могут быть посреднические договора или договора по оказанию услуг. В чем их отличие? В приложении договора о возмездных услугах можно указывать любые корректировки, которые появляются в процессе работы. При заключении посреднического договора в нем указывается только прибыль агентства. Зато только прибыль облагается налогом.

Как правило, если договор, подразумевает комплексную работу агентства по обеспечению корпоративного мероприятия: сценарий, приглашение и оплата артистов, разработка тех.заданий, то весь этот комплекс задач указывается в договоре о возмездном оказании услуг. А если составляется договор о посреднических услугах, то в нем необязательно описывать какие-то пункты, которые агентство передоверяет подрядчику. Указывается только прибыль, и с точки зрения налогообложения, так проще работать.

Вывод – надо владеть нормами оформления документов, и тогда не будет проблем с налоговыми органами!

Наталья Ямолдинова (Доманова), генеральный директор агентства «Event Partner» рассказала о способах оптимизации бюджета корпоративного мероприятия и цифрах, из которых он складывается.

При обсуждении бюджета у заказчика часто возникает вопрос – откуда берутся цифры гонорара, почему проставлена именно такая сумма на проведение корпоратива? Если гонорар в договоре аргументировано расшифровывается, тогда у заказчика не возникает вопросов, за что получает деньги агентство. Если же в бумагах много непонятного, то агентству меньше доверяют. Отсюда простой вывод – нужно максимально доступно показывать, за что же платятся деньги.

На этом этапе обсуждения в очередной раз была затронута тема создания ассоциации ивентеров – ведь если будут существовать какие-то общие стандарты), написание сценария стоит столько-то, выполнение определенных работ – столько-то), тогда и заказчик, зная, что существуют определенные расценки, будет меньше задаваться вопросами, и его будет меньше смущать сомнение, что он кому-то переплачивает. Но, как показало дальнейшее обсуждение, говорить об ассоциации пока слишком рано. Однако, даже сейчас надо стремиться объяснить заказчику – что сколько стоит и почему.

Что касается оптимизации бюджета корпоративного мероприятия, то эта идея исходит от заказчика, который заинтересован в том, чтобы платить меньше. Как это сделать не в ущерб агентству? Применять креатив и искать новые ракурсы! Порой оригинальная идея не требует дорогостоящего выполнения. Надо только эту идею найти.

Если же заказчик сам хочет оптимизировать бюджет корпоратива, он может использовать при подготовке корпоративного мероприятия ресурсы компании – таланты своих коллег, например. Игровую часть сценария могут взять на себя сотрудники фирмы, чтобы не оплачивать артистов. Вроде бы ничего нового в этой идее нет, но она тоже может пригодиться!

Перейти в раздел каталога «Организация праздников и мероприятий»

Перейти в раздел статей Экспертное мнение.