Далеко не каждая компания может себе позволить собственный зал переговоров, имеющий всю необходимую технику и инфраструктуру. Учитывая, что помещение используется не каждый день, содержать оборудование, специалистов и прочее не всегда рационально. И чаще всего потребность удовлетворяется за счет фирм, специализирующихся на предоставлении подобного рода презентационных услуг. В Нижнем Новгороде это гостиницы, немногочисленные бизнес-центры и некоторые пригородные дома отдыха. Обслуживание мероприятий позволяет получать доход одновременно по нескольким статьям — аренда, проживание, питание и т.д.

В рамках проведенного исследования услуг, предоставляемых гостиничными комплексами юридическим лицам, в качестве экспертов выступили руководители и менеджеры высшего звена нижегородских компаний. Самой распространенной услугой, по мнению экспертов, является сдача площадей в аренду с целью проведения конференций, семинаров, презентаций, а также переговоров и деловых встреч. Эти же услуги отметили в числе наиболее востребованных менеджеры крупнейших гостиничных комплексов "Волна", "Александровский сад", "Центральный", "Ока".

При выборе зала для проведения семинаров и презентаций важным условием является его месторасположение — зал не должен находиться в удаленном или спальном районе города. Также для многих потребителей услуг гостиничных комплексов огромное значение имеет профессионализм сотрудников и уровень обслуживания. При выборе площадки для проведения различных мероприятий цена, система скидок, репутация и престиж заведения отходят на второй план.

Ни одна презентация сегодня уже немыслима без использования наглядных пособий, графиков, показа слайдов, видеофильмов и пр. Соответ­ственно, и залы должны быть оборудованы различной техникой. Клиенты нуждаются в проекционном оборудовании, экранах, микрофонах, системе звукоусиления, аудио- и видеоаппаратуре и флипчартах (специальные стенды для презентаций). В последнее время возник активный спрос на компьютерную технику.

По мнению экспертов, наличие прямой телефонной линии, конференц-услуг, доступа в интернет и развитой инфраструктуры являются неотъемлемой частью услуг, предоставляемых бизнесу гостиничными комплексами.

Немаловажным условием при выборе места проведения мероприятия является наличие охраняемой автостоянки, где с гарантией безопасности можно разместить автомобили гостей.

Многие компании предпочитают проводить различные семинары и тренинги непосредственно в отелях, стараясь не только разместить участников из разных регионов в одном месте, но и избежать временных накладок, связанных с перемещением по городу. Организация дополнительных обедов, ужинов и банкетов — также необходимая часть проведения конгресс-мероприятий.

Некоторые заказчики делают запросы и на развлекательные услуги — боулинг, дискотеку и пр. Большинство гостиниц имеют возможности организовать экскурсии, трансферы, предоставить гидов.

Большинство менеджеров гостиниц считают, что основными источниками информации о гостиничных комплексах являются рекомендации партнеров по бизнесу, а также личный опыт (первый раз обратились случайно, понравилось — стали постоянными клиентами). Этого же мнения придерживаются и эксперты, принимавшие участие в опросе. Кроме того, более половины опрошенных отметили в качестве основных источников информации интернет-ресурсы и справочники.

Заказывать проведение мероприятия в гостинице можно как напрямую, так и через посреднические компании. У каждого из вариантов есть свои преимущества и недостатки. Посредническая фирма, обычно имеющая солидный опыт осуществления самых разных проектов, способна заранее учесть все нюансы будущего заказа и предотвратить накладки. Однако контакт заказчика непосред­ственно с представителями гостиничного комплекса не будет оперативным, и какие-то детали могут "потеряться" в процессе передачи информации через посредников. В случае же обращения напрямую заказчик может выиграть в цене, но проявить недостаточный профессионализм при подготовке мероприятия.

Как правило, гостиницы предлагают несколько вариантов оказания конференц-услуг, и компания может выбрать либо набор отдельных позиций, либо конференц-пакет, включающий все необходимое: аренду помещений, питание, дополнительное оборудование и пр. Пакеты могут быть рассчитаны как на полный день, так и на пол­дня, включая или исключая ту или иную услугу.

Поощрение клиентов, как правило, выражается в бонусной программе или комиссии и зависит от масштабов и стоимости мероприятия. На размеры скидок также влияют загруженность залов в дни планируемых акций и то, насколько плотно гостиница сотрудничает с партнером.

Денис Иудин, Консультационное бюро
"Деловая тактика"