Не самую приятную тему злополучного кризиса мы уже поднимали в нашей статье "Кризис в России 2015 и кризис 2015 в event-индустрии: "То ли еще будет, ой-ой-ой?" Там нижегородские ивенторы делились своими прогнозами на 2015 год, советовали, как быть и работать в кризисной ситуации.

Прошло время, новый кризисный год наступил, а некоторые, к сожалению, не самые радужные прогнозы сбылись — заказчики действительно сократили бюджеты на развлекательные мероприятия. Но это только полбеды.

Страшный сон любого event-специалиста сегодня - клиент отказывается от ранее намеченных планов и отменяет мероприятие.

Что делать в такой ситуации? Как действовать, чтобы и не проиграть, и не потерять лицо? Найти ответы на эти злободневные вопросы своим коллегам помогут нижегородские event-специалисты:

руководитель агентства торжеств "Тактика" и ведущая Альбина Патлань

руководитель event-агентства "Novikov Events" и ведущий Алексей Новиков

ведущий Иван Гронский

Как обезопасить себя на случай отказа от мероприятия?

Альбина Патлань: Избежать проблем возможно только в случае, если намерения обеих сторон четко прописаны в договоре. Договор защищает и заказчика, и исполнителя от недобросовестных действий друг друга. И вот если какая-то из сторон отказывается заключать договор, будьте на чеку! Это значит, что, скорее всего, заведомо планируется уклонения от выполнения взятых на себя обязательств.

Но и в этом случае можно обезопасить себя, взяв с заказчика задаток и оформив расписку в его получении. По закону расписка как раз служит документальным подтверждением устных договоренностей, а полученный задаток можно спокойно тратить в полном объеме на подготовку к заказанному мероприятию, по закону он не возвращается. Исключением является ситуация, когда от мероприятия отказывается исполнитель, в таком случае он обязан вернуть задаток заказчику в двойном размере.

Алексей Новиков: У меня уже очень давно действует система невозвратных авансов. В размере 15% от стоимости праздника.

Это означает, что если клиент отказывается от мероприятия, аванс остается у меня на руках. Что касается новогодних корпоративов и кризисных заказов, то такой аванс составлял 20 %.

Иван Гронский: Сегодня просто необходимо заключать с клиентом договор на оказание услуг, где четко, черным по белому, будут прописаны технический и бытовой райдер, вопросы гонорара, предоплаты за выступление, штрафные санкции в случае отмены.

При этом, если заказ отменяется по инициативе заказчика заблаговременно, то ничего страшного в этом я не вижу и даже считаю, что в таком случае заказчика можно "пожалеть" и вернуть предоплату. Поскольку всегда есть возможность предложить дату другому клиенту

Как действовать, если отказ от мероприятия все-таки случился? Нужно ли возвращать предоплату?

Альбина Патлань: Здесь есть две стороны этическая и правовая.

Что касается этической стороны, то, конечно, если у заказчика возникли непредвиденные обстоятельства (болезнь, смерть, чрезвычайная ситуация), то в этом случае наше агентство и лично я как ведущая и организатор, конечно, идем на встречу. Либо переносим событие на более позднее время, либо если оно отменяется совсем, то возвращаем часть денежных средств пропорционально понесенным расходам.

Все денежные средства могут быть возвращены только в случае, если аванс за мероприятие внесен вчера, а сегодня заказчик передумал, и мы еще не успели потратить ни копеечки из этого бюджета. И то - это жест нашей доброй воли.

Что же касается правовой стороны вопроса, то возврат денежных средство возможен частичный, за вычетом фактически понесённых исполнителем расходов. Но для этого конечно должен быть заключен договор, в котором это прописано.

Заказчик должен четко понимать, что просто так потребовать назад деньги он не может, так как исполнитель мог, с полным на то основанием, потратить средства на подготовку к мероприятию, держал все это время бронь на дату и теперь понесет убытки, посколььку все это время отказывал в проведении мероприятия на эту дату другим, возможно, более выгодным клиентам!

Иван Гронский: Когда клиент вдруг по какой-то причине за неделю отменяет заказ, предоплата, естественно, должна оставаться исполнителю.

В идеале, заказчик должен еще и выплатить неустойку и фактически понесенные исполнителем затраты. Но это происходит далеко не всегда.

Ну и напоследок три антикризисных заповеди. Что бы не случилось, помните...

Алексей Новиков: "...Все мы люди. Бывает, в процессе подготовки к корпоративу заканчиваются деньги, а при подготовке к свадьбе - любовь. Не существует 100% гарантии, что перед вами "безотказное" мероприятие. Так может быть, если только вы готовы финансировать его, или работать семейным психологом".

Альбина Патлань: "…Нужно уметь отличать недобросовестных заказчиков, которые предварительно договариваются с целым рядом исполнителей, собирают от этих претендентов идеи и сценарии, а потом выбирают одного или вовсе обходятся своими силами — ведь все уже почти готово!"

Иван Гронский: "…Главное — репутация. Это касается всех: и агентств, и исполнителей, и заказчиков мероприятий. Ведь никому не хочется прослыть недобросовестным игроком на рынке event-бизнеса".

Что бы не случилось, сохраняйте лицо. Заключили договор - строго выполняйте его пункты, не заключили — пеняйте на себя.