Главным делом жизни вашей может стать любой пустяк. 
Надо только твердо верить, что важнее дела нет.

И тогда не помешает Вам ни холод, ни жара, 

Задыхаясь от восторга, заниматься чепухой.  (Из книги «Вредные советы» Григория Остера.)

Начну с того, что это не «памятка» для начинающего ивентора и не «залог» успешного мероприятия… Это, как и любая другая статья, субъективное мнение автора о «чепухе, которой мы занимаемся, задыхаясь от восторга», ну или можно сказать по-другому, это о нюансах нашей профессии. Это об event management’e.

Организовать корпоратив – это вам не интегралы высчитывать и не бабочек препарировать… Это, я вам скажу, задача ответственная и серьезная. Тем более, если вы, как грамотный руководитель, хотите минимизировать затраты на это самое действо и получить максимум «дивидендов»… Спросите, какие такие «дивиденды»? Если вы считаете, что корпоративное мероприятие – это просто дополнительная и обременительная ежегодная статья расходов и, что «любой дурак» запросто может его провести – пожалуйста, не читайте дальше, иначе вы рискуете осознать, что заблуждались все это время…

Часть 1. Что такое «event»?

Я не буду приводить цитаты и классификацию из Википедии. Все и так прекрасно знают, что это: «…(ое) мероприятие, направленное на достижение каких-либо целей компании». Вопрос заключается в том, каких целей вы планируете достичь и за счет чего. Не кто-то там, а именно вы. Сделать из обычных среднестатистических офисных работников настоящую команду? Повысить лояльность сотрудников/партнеров/клиентов к бренду? Это, конечно здорово… Но это все общие фразы, которыми заполнены аккаунты всех event-агентств.

При организации любого мероприятия любого формата важна конкретика. Необходимо понимать, что каждая конкретная организация имеет свою корпоративную культуру (даже если в штате всего 5 человек), у каждой – своя история и, конечно, своя специфика. Если с этим разобрались, то далее необходимо понимать «для чего нам все это понадобилось?». И чем конкретнее будет ответ на этот вопрос, тем проще будет сформировать концепцию, определить «средства», выбрать место, рассчитать бюджет, подобрать подрядчиков и реализовать проект с учетом множества деталей и в установленные (как правило, минимальные) сроки… Все еще считаете, что секретарша Маша легко справится с этой задачей в свободное время?

Несмотря на то, что я не вдавалась в подробности, думаю, вы осознали, что event – это мощный и эффективный инструмент для решения различных бизнес-задач, конечно, при их грамотном определении, и насколько это, все-таки, серьезная профессия. За счет динамики развития event-индустрии, количество агентств увеличивается в геометрической прогрессии, поэтому, выбор подрядчика – дело не менее ответственное. Он должен быть добросовестным, ответственным, опытным и подходить именно Вам, но об этом в следующей части...

Часть 2. «О подрядчиках» и как сделать правильный выбор.
И в этой части я не буду писать о том, что «X-Team» - это оптимальное сочетание стоимости и качества услуг, что это ведущее агентство по организации активного отдыха в Нижнем Новгороде и пр. Признаюсь… очень хочется… но нет, не буду..))

Вы сами выбираете с кем вам работать, и никто не в праве ограничивать вашу свободу. Поэтому, ниже о том, на что стоит обратить внимание при выборе организатора вашего мероприятия.

1. У любого event– агентства есть своя специфика. Детские праздники, свадьбы, презентации, активный отдых.Вывод: Организация активного отдыха, скорее всего, не является основной деятельностью для компании под названием, например, «Гламурный презент» или «Веселая ромашка». А это значит, что будет использовано непомерно много привлеченных ресурсов. Это повлечет за собой вереницу ненужных наценок, процентов и транспортных расходов. Соответственно, платить за все это придется Вам.

2. Место проведения. Наличие (или отсутствие) у подрядчика своей площадки или хороших прихватов по его аренде (последнее, к сожалению, проверить почти невозможно) существенно скажется на конечной стоимости проекта.

3. «Сарафанное радио». Рекомендуем Вам поступить следующим образом. Напрямую, без стеснения, спросите у потенциального подрядчика телефоны нескольких бывших клиентов. Затем, просто позвоните им. Более интересной информации Вам не найти.
Внимание! Почти все подрядчики указывают списки бывших клиентов, который, традиционно и почти полностью состоит из громких имен. Многие подобные списки перекликаются. Дело в том, что обычно не указывается год, сезон и формат визита. Т.е. это может быть и полноценный корпоратив, а может и выезд трех уборщиц на шашлык. Не стесняйтесь уточнять!

4.  «Работу делают не конторы, а люди» (с). При встрече поговорите с представителями потенциального подрядчика. Не стесняйте задавать им вопросы не по теме. Спросите про их личные увлечения, опыт работы в других организациях, про образование, наконец. Если Вы поймете, что ребята «в теме» значит все в порядке. (с. «Мемуары ивентора» 2008 г.)

Что тут еще добавить? Выбор за Вами!
 

Часть 3. «Специфика работы».

Не в моих правилах раскрывать профессиональные секреты… Хотя, это прописные истины для любого человека, который считает себя профессиональным eventmanager’ом.

1. В нашем деле, «гавайская вечеринка» «гавайской вечеринке» рознь. И сейчас объясню почему. Безусловно, декорации и антураж важны, но куда важнее, чтобы программа была интересной и вызывала искренние эмоции у участников всего этого действа. Спортивный азарт, знаете ли, адреналин, эмоциональная близость… Ведь не в офисе же Вы сможете лицезреть как половина юридического отдела помогает бухгалтеру Наталье Петровне пройти веревочный курс, например… Или как офис-менеджер Людочка, не жалея своего французского маникюра, сделает все для победы команды… Конечно, как уже говорилось ранее, все зависит от цели мероприятия, но если говорить конкретно о корпоративном отдыхе, то здесь важнее всего эмоциональная составляющая. Испытать искренний восторг можно только, делая что-то действительно захватывающее и интересное. Аристотель и современные психологи называют это катарсисом. В общем, задача организаторов – создать все необходимые условия для психологической разрядки ваших сотрудников посредством программы. Поэтому, больше внимания обращайте на наполнение и перечень испытаний, а не на антураж.

2. Сценарий, форс-мажор и человеческий фактор.

Примите как данность, что с момента начала программы (даже немного раньше) от Вас уже ничего не зависит.

Все зависит от НИХ (организаторов):

- от умения ориентироваться в ситуации и реагировать должным образом на настроение участников, т.е. при необходимости корректировать программу по-ходу, если это необходимо.

- от умения справляться с форс-мажорами (а они в нашем деле не редкость).

- и еще от погоды (какими бы профессионалами не были организаторы – они не волшебники, поэтому дождь, мороз или жару отменить не смогут… сами работать в таких условиях они должны быть готовы, если профессионалы, конечно.. но за сотрудников Вашей компании я ручаться не могу…)

Итак, продолжим… Бога ради, если вдруг что-то пошло не по сценарию, не думайте, что «наступил конец света»… Пожалуйста, умоляю Вас, не пытайтесь отобрать микрофон у ведущего, наивно полагая, что Вы единственный человек, который все исправит и, что Вам моментально удастся «построить» 100 человек (еще и пропустивших по бокалу вина)… Доверьтесь координатору программы! То, что кажется Вам катастрофой, профессиональный ведущий может решить за несколько минут и все снова будут счастливы. Главное, ИМ не мешать! Опыта у организаторов в этих делах куда больше, чем у Вас, да и выбирали Вы их самостоятельно. И еще, я искренне надеюсь, что Вы не забыли – перед тем как все это начинать, у Вас была четко сформированная цель. Если Вы ее достигли, несмотря на отступления от сценарного плана – МОИ ПОЗДРАВЛЕНИЯ, мероприятие можно считать успешным!

3. Хороший тон. Каждый уважающий себя event-менеджер обязательно подойдет к Вам после программы, уточнит, насколько довольны Вы остались уровнем организации мероприятия, отстанет от Вас, т.к. понимает, что Вы тоже человек и Вам тоже нужно отдохнуть и позвонит в понедельник, чтобы подвести итоги совместной работы. Конструктивная критика и благодарственные письма не просто желательны, они тут необходимы как кислород. Собственно, так и должны работать профессионалы.

Вместо заключения.

Этот текст не отражает всю многогранность и все нюансы профессии, он на это и не претендует… Его смысл в том, что каждый человек должен заниматься тем, что он умеет, профессионально развиваться в этом, совершенствоваться и любить то, что он делает. Для кого-то event– это просто работа, для нас – это призвание. В общем, отдыхайте интересно и работайте с профессионалами.

P.S.: Героям, дочитавшим до конца - спецскидка 30% на новинку сезона игру "FaRace" в загородном клубе "Ильдорф". Спасибо за Ваше время))

С уважением, X-Team