Каковы этапы подготовки к празднику знают уже многие, об этом неоднократно писалось и говорилось. Но вот когда стоит приступать к выполнению каждого пункта подготовки к новогоднему празднику – об этом мы решили поговорить с нашим экспертом, главой агентства «SAN&Stars» Анжеликой Блинохватовой.

Не секрет, что все сроки организации новогодней вечеринки смещаются – слишком велик ажиотаж, и слишком много желающих получить одни и те же услуги. Материал мы построили так, чтобы все сроки и даты вы могли сразу перенести в свой ежедневник, и не один из этапов не застал вас врасплох.

Итак, с чего начинать подготовку к Новогоднему корпоративному празднику?

- Прежде всего, - отмечает Анжелика Блинохватова, - нужно определить количество гостей, тип площадки (ресторан, кафе или нечто более экзотическое, как пансионаты, походы в лесах и т.д.), дату проведения, а также бюджет.

Какие этапы последуют дальше? И каковы сроки их исполнения?

ПРЯМО СЕЙЧАС, В СРОЧНОМ ПОРЯДКЕ НЕОБХОДИМО:

- Определиться с целями и задачами праздника

Комментарий эксперта:

- Вообще, это нужно было сделать еще в сентябре, многие заказчики уже определили цели и задачи новогоднего праздника. Тем, кто еще не определился, единственный возможный в этом случае совет – определяйтесь срочно! Не откладывая!

- Если вы решили прибегнуть к помощи профессионалов - обратиться в агентство

Комментарий эксперта:

- В агентство можно обращаться с самым минимальным набором принятых решений: целями, количеством человек и размером бюджета. Идею Вам предложат уже в агентстве, причем специалист поможет выбрать оптимальную для вашего бюджета и состава гостей. Кстати, небольшой бюджет – это не повод отказываться от яркого праздника и креативных решений. Не верьте тем, кто говорит: О-о, с таким бюджетом можно только хороводы под елкой водить! Просто небольшой бюджет потребует более нестандартного, нетривиального креатива.

- Выбрать площадку для новогоднего празднования (о том, какие бывают площадки, кроме традиционных ресторанов и кафе, - читайте в нашем следующем материале «Нестандартные площадки для новогодней вечеринки: сугробы, поезда и 19 век!» - прим. ред.)

Комментарий эксперта:

- Площадка для Нового Года обычно подбирается намного раньше, чем для других праздников – общий ажиотаж диктует ранние сроки. Агентства начинают подбирать площадки для своих клиентов с августа и до октября. Так что неопределившимся надо поторопиться!

УЖЕ НУЖНО ПРИСТУПАТЬ:

- Определяться с форматом ужина (фуршет, банкет, выездное обслуживание)

Комментарий эксперта:

- Как правило, когда подбирается площадка для мероприятия, кухня и сумма на человека уже известны (если речь идет о ресторане или кафе). Если же говорить о выездном обслуживании, то здесь уже более детальный подход: нужно решить, каков бюджет на одну персону, каковы предпочтения по кухне (будут это только закуски, нужно ли горячее и чайный стол). Также немаловажный фактор здесь – органичное вплетение фуршета в общую стилистику мероприятия.

- Вместе с агентством выбрать идею и первоначальный план сценария, подобрать и договориться с творческими коллективами, ведущим, оформителями, музыкантами, аниматорами, и т.д.

Комментарий эксперта:

- Если говорить именно о новогодних вечеринках, то здесь сроки опять же сдвигаются – слишком велик спрос на творческих людей. Чтобы все задуманное в сценарии удалось, договариваться с артистами следует уже в октябре-ноябре.

ЗА 2 – 3 НЕДЕЛИ ДО ПРАЗДНИКА:

- «Забронировать» фото и видео-съемку.

Комментарий эксперта:

- Настоящих мастеров своего дела здесь, как и в любой другой области, мало. Поэтому лучше договориться с ними заранее – и обеспечить «память» о ярком празднике должного качества.

- Определиться с доставкой гостей на праздник.

Комментарий эксперта:

- Фирм, работающих на рынке автоперевозок, в том числе и праздничных, в Нижнем сейчас достаточно много. Но все они также будут нарасхват. Так что и об этом стоит позаботиться заранее, т.е. за 2-3 недели. Особо стоит отметить «нестандартный» транспорт: если вы хотите, чтобы ваших сотрудников к месту празднования доставила четверка лошадей (и, скорее всего, не одна), об этом стоит договариваться еще раньше.

ЗА 1 - 2 НЕДЕЛИ ДО ПРАЗДНИКА:

- Окончательно утвердить сценарий, все нюансы и детали его воплощения.

Комментарий эксперта:

- По сценарию все должно быть готово заранее – за 1-2 недели, так как с 18 декабря агентства уже, что называется, «живут» на праздничных площадках – готовят их к праздникам и проводят вечеринки.

НАКАНУНЕ ПРАЗДНИКА:

- Проверить готовность ВСЕХ пунктов программы и технические нюансы.

Комментарий эксперта:

- Такая проверка зачастую избавляет от многих проблем в день проведения. В организации праздников не бывает мелочей, и в нашем деле, как ни в каком другом, предупрежден (и подготовлен) – значит, вооружен.

В ДЕНЬ ПРОВЕДЕНИЯ:

Комментарий эксперта:

- Сама площадка для проведения должна быть готова за 1-2 часа. Если приглашается столичная группа, техническое оснащение должно быть готово за 3-4 часа для саунд-чека артистов, ведущий - за час, а местные артисты и коллективы приезжают и уезжают в течение праздника – они, как правило, в один вечер работают сразу на нескольких мероприятиях.

ЗА ПОЛЧАСА ДО НАЧАЛА:

- Проверить готовность ведущего и выступающих со стороны заказчика, артистов, еще раз проверить микрофоны и оборудование, призы для конкурсной программы, реквизит, звуковую и световую аппаратуру.

Комментарий эксперта:

- Когда все это еще раз проверено, можно смело начинать праздник. Не стоит надеяться, что ВСЕ пройдет гладко и по плану – такое бывает крайне редко, однако профессионалы к этому готовы – не зря организация настоящего праздника занимает столько времени! А Вам остается только поднимать бокалы!