Эффективное взаимодействие ивент-агентства и заказчика во время подготовки и реализации проекта основано на доверии, опыте и четких инструкциях. В отсутствии ивент-опыта со стороны заказчика снижается степень обоюдного доверия, внося беспорядок в техническое исполнение заказа. EventNN поинтересовался у игроков рынка: как решаются сегодня проблемы коммуникации?

EventNN: В чем основные проблемы коммуникаций между ивент-агенствами и заказчиками?

Александр Иванов, директор компании «Икс-Тим»:

«Видение заказчика состоит из видения коллектива, руководителя и собственно менеджера, отвечающего за мероприятие, поэтому иногда трудно понять, что же на самом деле нужно и для кого. Тут важна честность, открытость и искреннее желание найти лучший вариант».

Артем Клубов, генеральный директор креативного агентства "Гуд бренд":

«Креативное агентство «Гуд Бренд» всегда со свойственным ему позитивным креативом и долей здорового юмора смотрит на проблемы и на способы их решения!) На самом деле, мы не будем кривить душой, проблемы всего две: слишком умные и искушенные заказчики, которые на 100% "знают", как должно быть и наоборот - "а мы не знаем, чего хотим, удивите нас!" В обоих случаях наша задача мягко, кошачьими лапками, скорректировать, направить, переубедить, а, если потребуется,  просто заставить направить мероприятие в нужное русло без ущерба для праздника.

Проблема "знаек" и "незнаек" с течением времени стирается, нас ценят, нам доверяют, советуются даже по личным вопросам! Каждой победе мы радуемся, как дети и с новыми силами рвемся в гущу событий, делая этот мир чуть креативнее, а значит искренне и по-детски ярче!»

Игорь Барбашов, директор нижегородского филиала ООО "РДВ-Медиа" (Rabota.ru):

«На мой взгляд, главная проблема заключается не просто в стандартном отсутствии понимания между заказчиком и ивент-менеджером, а в невнимании к деталям мероприятия. Если на этапе обсуждения концепции достигнуто взаимопонимание, то когда приходит время праздника возникает много неприятных неожиданностей. Важно также делиться впечатлениями после мероприятия: что было удачно, а что можно было бы изменить».

Павел Уткин, генеральный директор Event-холдинга «BQ»:

«У крупных ивент-компаний проблем взаимодействия с заказчиками практически не возникает, потому что весь механизм давно отлажен. Могу предположить, что агентства, работающие на среднем рынке, могут вполне сталкиваться с неопытностью менеджера со стороны клиента, который ведет проект. Случается, что менеджер просто не доверяет агентству также в силу отсутствия опыта работы».

EventNN: Как вы решаете проблему отсутствия  профессионального взаимопонимания с ивент-менеджером заказчика?

Александр Иванов, директор компании «Икс-Тим»:

«Живое человеческое общение помогает разрушить стены официоза и помочь менеджеру заказчика понять то, что мы предлагаем и что ему самому нужно. Если человек не идет на контакт, то такое мероприятие весьма затруднительно в проведении, иногда лучше отказаться от него, чем подставлять себя и свою репутацию».

Надежда Заец, директор ивент-агентства «Студия Сюрприз»:

«Коммуникативные проблемы могут быть в любом виде деятельности. Для того что чтобы их избежать или сократить, нужно просто разговаривать, общаться, не бояться задавать вопросы, не додумывать за Клиента, добиваться однозначного понимания сути вопроса обеими сторонами».

Павел Уткин, генеральный директор Event-холдинга «BQ»:

«Для грамотной коммуникации важно правильно поставленное техническое задание, а также отсутствие многоуровневой системы согласований внутри компании-заказчика».

Артем Клубов, генеральный директор креативного агентства "Гуд бренд" :

«Каждый должен заниматься своим делом! Так нас учили, и так мы учим своих детей! Допустим, ваш заказчик - бухгалтер компании Х с бюджетом Y и запросами Z. Она просто до жути компетентна в бухгалтерских делах, ее отчеты можно вывешивать на доску почета и давать ей премию в области заслуг грамотного ведения любых документов строгой, строгенькой и наистрожайшей отчетности. Но!!! Она ничегошеньки не понимает: кто, как, что, где! А это и НЕ ЕЕ ПРОБЛЕМА! Наша! Мы скорректируем, направим, переубедим, а если потребуется, заставим... теми же самыми "кошачьими лапками"!!!»

Галина Погодина, директор по персоналу ООО «Юнилин»:

«При взаимодействии мы выходим уже со своей идеей и обсуждаем как мы будем ее реализовывать. Мы заранее сообщаем примерный бюджет мероприятия и обычно у нас не возникает каких-то разногласий».

Игорь Барбашов, директор нижегородского филиала ООО "РДВ-Медиа" (Rabota.ru):

«Вы как заказчик должны быть уверены, что мероприятие будет соответствовать вашим ожиданиям, поэтому нужно активно участвовать во всех этапах мероприятия, не просто контролируя ивент-менеджера, а вникая в детали и корректируя процесс. Необходимо построить доверительные отношения с организатором Вашего мероприятия, чтобы оперативно получать информацию о состоянии проекта, об этапах подготовкии проблемах, которые возникают».