Как event-агентству попасть в пул подрядчиков, с которыми сотрудничает автомобильная компания? Во-первых, нужно понимать специфику ивентов, актуальных для данной сферы бизнеса. Во-вторых, нужно участвовать в тендерах. А в-третьих… Об этом расскажет Елена Ленникова, руководитель группы непрямых закупок ООО «Форд Соллерс Холдинг» и эксперт конкурса Event-Прорыв.

– Елена, расскажите, какие ивенты делают в компании «Форд Соллерс Холдинг»?

– Так как у нас автомобильный бизнес, большинство ивентов мы проводим для дилеров. Чаще всего это конференции или тест-драйвы. Конференции бывают совершенно разного формата и масштаба – от закрытой встречи топ-менеджеров до презентации новых моделей всем представителям дилерской сети. А тест-драйвы могут проводиться как на площадках, так и по пересеченной местности, по бездорожью, по естественным рельефам. Мы разрабатываем интересные маршруты, которые позволяют протестировать возможности автомобилей Ford наилучшим образом.

И небольшой процент наших ивентов приходится на мероприятия для сотрудников, различные таун-холлы, но их мы обычно реализуем своими силами, без привлечения внешних агентств.

– А какое проведенное вами мероприятие вы могли бы назвать самым запоминающимся?

– Лично мне больше всего запал в душу тест-драйв, который мы проводили несколько лет назад в Сочи. Особенно волнительным было то, что с агентством, которое организовывало этот проект, мы сотрудничали впервые, но оно показало себя с наилучшей стороны, превзойдя все наши ожидания.

– В чем была изюминка этого проекта, его уникальность?

– В сплоченной команде. Этот проект был практически идеальным с точки зрения наполнения, в нем были проработаны все детали, все элементы, начиная с маршрута и заканчивая гала-ужином. Получилось очень душевное мероприятие, после которого остались самые приятные впечатления у всех его участников.

– Думаю, многих ивенторов, участвующих в конкурсной программе Event-Прорыва интересует, как в компании «Форд Соллерс Холдинг» принимается решение о сотрудничестве с тем или иным event-агентством?

– У нас есть пул поставщиков услуг, с которыми мы работаем на регулярной основе. Агентства попадают в этот пул на основании тендера. Тендер проводится совместно с внутренним заказчиком под каждое конкретное мероприятие, а после его проведения мы оцениваем представленные проекты и делаем выбор. Ключевым фактором для выбора является не только и не столько цена. Нам важно, как ивент презентуется, есть ли в нем интересные, нестандартные решения. Не стоит пытаться впихнуть в проект всё, только чтобы впечатлить нас. Представитель агентства должен уметь грамотно объяснить зачем необходимо то или иное решение или, наоборот, почему от него следует отказаться. И такой комплексный подход, бережное отношение не только к пожеланиям клиента, но и к его бюджету – это для нас ключевой фактор выбора, который мы всей командой очень ценим.

– А есть ли какие-то типичные проблемы, которые вас периодически беспокоят во взаимоотношениях с event-агентствами?

– К счастью, периодически не беспокоит ничего, потому что мы очень тщательно подходим к выбору партнеров на этапе тендера и выбираем те агентства, которые заинтересованы в сотрудничестве с нами. Но иногда некоторые сложности все-таки случаются. Например, из последнего, что вспоминается, могу отметить отсутствие гибкости к пожеланиям заказчика. Мы столкнулись с ситуацией, когда после тендера, представители агентства вдруг перестали слышать нас, и на предложение оптимизировать расходы, отказались вносить коррективы в проект. Мы хотели заменить одну дорогостоящую позицию на более простую, но нам пытались объяснить, что такая замена нанесет колоссальный ущерб всему мероприятию, хотя объективно это было не так.

– Да, ситуация не очень приятная. А как сократить вероятность таких ситуаций? Что может помочь event-агентству лучше понимать заказчиков?

– С одной стороны, ивентор – это эксперт в своей области, он вправе давать рекомендации по проекту, от него это даже ожидается. Но, с другой, стороны, заказчик все-таки лучше, чем любой эксперт со стороны, знает, что ему нужно. И об этом не стоит забывать. Конечно, если у представителя агентства есть аргументы в цифрах и фактах, которые подтверждают его мнение – это одно, но если он просто настаивает на собственном видении решения задачи, то в этом случае стоит прислушаться к клиенту и его пожеланиям. В ивентах нет абсолютно верных или неверных решений, никогда не знаешь, что «выстрелит», а что нет. Поэтому в спорных ситуациях выбор, на мой взгляд, все-таки должен быть за заказчиком.

– Сотрудничаете ли вы с региональными агентствами?

– Да. У нас есть заводы в Татарстане и в Ленинградской области, и там мы стараемся привлекать местных подрядчиков.

– Заказчики нередко говорят, что в event-индустрии не хватает свежих идей, нестандартных решений, креатива. Причем считается, что этой болезни больше подвержены региональные агентства. Вы с этим согласны?

– Спорный вопрос. Я бы сказала, что event-индустрия – это бизнес, полностью завязанный на персоналиях. Практически в каждом агентстве есть свои звезды, которые не только рождают яркие креативные идеи, но еще и могут их грамотно реализовать. При этом даже в известной, «звездной» event-компании можно попасть на сотрудника, который разочарует заказчика. Такое бывает. Поэтому в ивенте всё всегда завязано на том человеке, на той команде, которые реализуют проект.

Я не скажу, что в Москве с креативом все в порядке, а в регионах его нет. Это не так. Возможно, регионы иногда уступают столице по технологичности, потому что многие новейшие технологии туда доходят чуть позже. Но и это не всегда так, потому что в регионах, как и в Москве, достаточно жесткая конкуренция, и чтобы удержать свое место на рынке, нужно всегда быть в курсе всего нового, современного и технологичного. Так что я считаю, что региональные event-агентства смотрятся вполне на уровне, по сравнению с москвичами.

– А как региональному агентству привлечь к себе внимание крупного федерального заказчика? Готовы ли заказчики к сотрудничеству?

– Я не могу говорить за всех заказчиков, но наша компания готова. Ситуация в экономике, в бизнесе заставляет с каждым годом все внимательнее относиться к финансам. И даже те компании, которые раньше могли себе позволить не углубляться в детали сметы, проводить ивенты на широкую ногу, сейчас отслеживают каждую позицию и хотят понимать, на что уходят их деньги. Поэтому если возникает необходимость организовать мероприятие в регионах, то лучше сотрудничать с зарекомендовавшим себя местным агентством, чем везти подрядчиков из Москвы, оплачивая их командировочные расходы и доставку оборудования. Правда, если мероприятие предстоит очень ответственное, а агентство совершенно незнакомое, лучше перестраховаться и работать с теми, в ком уверен, не взирая на дополнительные расходы. Но тут уже выбор осуществляется не между региональным или московским агентством, а между новым незнакомым или старым проверенным подрядчиком.

– И в завершение нашей беседы, хотелось бы узнать, какие проекты вы ожидаете увидеть в конкурсной программе Event-Прорыва? Что вам было бы особенно интересно?

– В первую очередь меня интересуют конференции, возможно тест-драйвы и BTL-проекты, демонстрирующие возможности агентства. Интересно было бы увидеть что-то нестандартное, хотя сейчас проводится много мероприятий, которые могут удивить заказчика. А самое главное, хочется, чтобы у каждого участника конкурса, у каждого event-агентства было свое лицо, чтобы при знакомстве с тем или иным проектом сразу же была видна рука мастера, его неповторимый стиль. Вот это для меня особенно актуально.

В статье использованы фотографии, предоставленные Еленой Ленниковой.

Подать проект на конкурс!

Генеральный партнер фестиваля - инновационный тимбилдинг "Вызов принят"

Организатор фестиваля 

портал EventNN.ru