Пожалуй, нет профессии, более зависимой от технологий, чем event-менеджер. Скорость и качество выполнения задач по организации мероприятий в высокой степени зависят от того, насколько производительны и современны инструменты, которыми располагает ответственный за весь процесс человек. Какие технологии особенно полезны для современного event-менеджера?

Мобильные решения

Самый заметный технологический тренд сегодняшней event-индустрии – появление решений для мобильных устройств. И это не просто мимолетная мода, это фундаментальный результат эволюции технологий последних лет. Более половины москвичей и более 40% россиян сегодня имеют доступ к мобильному интернету, а обороты продаж мобильных устройств уверенно растут.

Мобильные решения изменили подход в деле «обилечивания». Непоколебимые, казалось бы, позиции бумаги как основного носителя билетов, вовсю теснит цифровой формат квитков на экранах смартфонов и планшетов. Преимуществ такого формата много: билеты нельзя подделать или продублировать (уникальность обеспечивается QR- и штрих-кодами), потерять или забыть дома (все данные о билете хранятся в «облаке», доступ к которому есть с любого устройства), и, что не менее важно – для их покупки не надо стоять в кассе.

QR- и штрих-коды, о которых идет речь, позволяют создать удобную систему контроля входа на мероприятие. Это происходит с помощью CRM-систем. Посетителю не нужно иметь распечатку билета, достаточно приложить экран мобильного устройства с отображенным на нем кодом к сканеру, установленному на входе. Затем код сверяется с базой данных CRM-системы, и при положительном результате посетитель проходит на меропряитие.

Современные мобильные приложения позволяют также управлять ивентами, вести учет посетителей в CMS-системе, интегрироваться в соцсети. Организатор, используя эти приложения, уже не привязан к своему рабочему месту, он может контролировать ход проекта с любого устройства, находящегося под рукой. Синхронизировать задачи в календаре при этом не надо, так как всякий раз используется единая, «облачная» база данных. «Облака» - еще один тип полезных для event-менеджера технологий.

«Облачные» технологии

Центральная часть многих мероприятий – презентация. У event-менеджера, готовящего презентацию, есть два главных риска – то, что файл не откроется (или не воспроизведется должным образом), и то, что презентация будет неинтересна зрителям в содержательном плане.

Первый случай возможен, если версия программы, с помощью которой открывается презентация, не совпадает с той, в которой файл создавался. К примеру, PowerPoint может отказаться корректно воспринимать формат файла, созданного с помощью Open Office Impress.

Предотвратить это можно с помощью «облачных» программ. Они позволяют создавать презентации, которые будут одинаково хорошо отображаться на любом другом компьютере. Самый доступный инструмент для таких целей – конструктор презентаций, входящий в сервис Google Docs. Он достаточно близок по функционалу к привычному для многих PowerPoint, и особых усилий по его освоению прилагать не понадобится.

Второй сценарий возникает, главным образом, в силу явного дефицита усердия и желания креативно созидать со стороны event-менеджера. Ситуацию поможет исправить сервис Prezi. С его помощью можно делать презентации, очень далекие от стандартов PowerPoint и его аналогов: на экране предстает не набор слайдов, а красочный анимированный сюжет, погружающий зрителя в эдакое «путешествие» по идеям рассказчика. Сервис, кстати, тоже «облачный».

Возможности «облаков» можно задействовать и при продаже билетов на мероприятия. Некоторые сервисы, специализирующиеся на сопровождении мероприятий, позволяют заказчику устанавливать у себя на сайте виджеты с функционалом по регистрации на мероприятие и продаже билетов. Можно менять дизайн виджета и отдельные функции. Сервер заказчика не несет никакой нагрузки – все данные передаются в «облако», где формируется база данных и алгоритмы дальнейшей работы с клиентами (распределение по местам, группам, срокам явки посетителей и т.д.).

Геопозиционирование

Почти всегда event-менеджер координирует действия других людей (коллег или участников мероприятия), либо каким-то образом сам зависит от них. Очень часто возникает ситуация: надо знать, где в данный момент времени находится нужный человек, и скоро ли у него получится прибыть в то место, где сейчас сидит организатор. Типичный пример, корпоративный водитель должен забрать из аэропорта ключевого спикера конференции. Event-менеджер просто обязан знать с точностью до минуты, когда прибудет машина со спикером. Можно, конечно, время от времени звонить водителю и спрашивать о том, где сейчас едет машина. Но мы прибегнем к помощи инноваций. К счастью, вариантов их использования сегодня достаточно.

Во-первых, на мобильный телефон водителя можно установить приложение, фиксирующее текущее расположение абонента и позволяющее затем куратору мероприятия посмотреть его на карте.

Во-вторых, с той же целью можно установить в машину так называемый «GPS-маячок», работающий по тому же принципу, что и телефон с приложением, но как самостоятельное устройство. Второй вариант удобен тем, что может очень долго прослужить без замены (около 3 лет). Также, с его помощью event-менеджеру можно отслеживать любые другие объекты, или, как вариант, давать отслеживать коллегам самого себя и свой автомобиль.